Artikelstammdaten

Was Artikelstammdaten sind

Artikelstammdaten sind alle Merkmale eines Artikels, die dauerhaft gelten und nicht vom einzelnen Verkauf abhängen. Dazu gehören Kennung, Bezeichnung, Maße, Gewicht, Material, Hersteller, Steuersatz, Preisbasis und Zolltarifnummer. Sie unterscheiden sich damit von Bewegungsdaten wie Bestand, Bestellungen und Umsatz, die sich täglich ändern.

Die Trennung ist praktisch wichtig. Ein Fehler im Stammdatensatz wirkt auf jeden Vorgang, der diesen Artikel betrifft: auf jede Rechnung, jede Lieferung, jede Zollanmeldung und jede Auswertung. Ein Fehler in einer einzelnen Bestellung betrifft dagegen nur diese Bestellung.

Welche Felder dazugehören

• Identifikation: Interne Artikelnummer, Herstellernummer, GTIN, dazu die Zuordnung zu Kategorie und Lieferant.
• Logistik: Gewicht, Maße, Verpackungseinheit, Mindesthaltbarkeit, Gefahrgutkennzeichnung.
• Kaufmännisch: Einkaufspreis, Steuersatz, Zolltarifnummer, Ursprungsland.
• Inhalt: Titel, Beschreibung, Bilder, Eigenschaften für Filter, dazu Angaben nach Produktsicherheitsrecht.
• Variante: Die Optionen, über die sich der Artikel in Größe, Farbe, Länge oder Ausführung unterscheidet.

Warum die Pflege unterschätzt wird

Stammdaten sind unsichtbar, solange sie stimmen. Deshalb werden sie selten als eigener Arbeitsbereich eingeplant, und genau daraus entstehen die typischen Folgen. Ohne Gewicht rechnet der Versand falsch und der Shop zahlt die Differenz. Ohne Zolltarifnummer hängt die Sendung im Zoll. Ohne Pflege der Variantenoptionen findet der Kunde keine passende Größe und der Filter zeigt Werte ohne Treffer.

Ein zweiter Grund ist die Mehrfachhaltung. Dieselben Angaben liegen häufig im Warenwirtschaftssystem, im Shop, im Marktplatz und im Preisvergleich, jeweils leicht abweichend. Wer die Quelle nicht festlegt, pflegt dieselbe Information mehrfach und trotzdem falsch.

Wie die Pflege organisiert wird

Der erste Schritt ist eine führende Quelle. Alle Angaben werden an einer Stelle gehalten und von dort verteilt, nicht in jedem System neu erfasst. Der zweite Schritt ist ein Pflichtfeldsatz. Für die eigenen Zwecke muss klar sein, welche Felder für eine Veröffentlichung zwingend sind und welche später nachgereicht werden dürfen. Der dritte Schritt ist eine Prüfung vor der Veröffentlichung, die leere Pflichtfelder und offensichtliche Widersprüche erkennt.

Sinnvoll ist außerdem ein Änderungsprotokoll, aus dem hervorgeht, wer wann welches Feld geändert hat. Ohne dieses Protokoll dauert die Fehlersuche bei einer falschen Rechnung länger als die Korrektur. Die Erfahrung zeigt, dass die Pflege gelingt, wenn sie klein gehalten wird: wenige Pflichtfelder, eine Quelle, eine Prüfung. Ein vollständiges Datenmodell ohne Durchsetzung bleibt Papier.