Rechnung

Welche Aufgaben die Rechnung hat

Die Rechnung ist das Dokument, das eine Lieferung abrechnet. Sie erfüllt drei Aufgaben gleichzeitig: Sie weist dem Kunden den Betrag nach, sie dient dem Händler als Buchungsbeleg, und sie ist Nachweis für die Umsatzsteuer. Dazu kommt eine vierte, weniger sichtbare Aufgabe: Sie dokumentiert, was zu welchem Preis verkauft wurde, und ist damit Grundlage bei Streit über Umfang oder Beschaffenheit.

Welche Angaben enthalten sein müssen

• Beteiligte: Vollständiger Name und Anschrift des Händlers und des Kunden.
• Kennungen: Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Händlers, bei Leistungen an Unternehmen zusätzlich die Nummer des Kunden.
• Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Sie darf nicht doppelt vorkommen.
• Datum: Das Ausstellungsdatum und, bei abweichender Leistung, das Leistungsdatum.
• Ware und Umfang: Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware.
• Entgelt: Das Nettoentgelt, der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.

Wann sie erstellt wird

Grundsätzlich ist die Rechnung innerhalb einer kurzen Frist nach der Leistung zu erstellen, und die Frist ist für beide Seiten bindend. In der Praxis versendet ein Onlineshop sie mit der Bestellbestätigung oder mit dem Versand. Beide Wege sind zulässig, haben aber unterschiedliche Folgen: Eine Rechnung vor der Lieferung dokumentiert einen Anspruch, eine Rechnung mit dem Versand dokumentiert eine Lieferung.

Wichtig ist die Reihenfolge bei Teillieferungen. Wird nur ein Teil versendet, ist dafür eine eigene Rechnung zu stellen. Wer die gesamte Bestellung vorab berechnet und danach in Teilen liefert, gerät bei einer Stornierung in Schwierigkeiten, weil die Zuordnung fehlt.

Was bei Kleinbeträgen gilt

Für Rechnungen bis zu einer geringen Höhe gelten Erleichterungen. Der Name und die Anschrift des Kunden sind dann nicht in vollständiger Form nötig, und die Angaben zum Steuersatz können vereinfacht werden. Diese Erleichterung ist im Handel wenig relevant, weil sie nur für kleine Einzelbeträge gilt und nicht für die Summe einer Bestellung.

Welche Fehler zu Nachforderungen führen

Vier Fehler tauchen regelmäßig auf. Erstens die doppelte Rechnungsnummer, meist durch zwei parallele Systeme. Zweitens ein falscher Steuersatz, weil der Artikel falsch angelegt wurde. Drittens ein unvollständiger Name, weil der Kunde beim Ausfüllen abgekürzt hat und niemand geprüft hat. Viertens das fehlende Leistungsdatum bei Leistungen, die nicht am Rechnungsdatum ausgeführt wurden.

Hinzu kommt ein Punkt, der häufig übersehen wird: Die Rechnung muss unverändert aufbewahrt werden. Wird eine Rechnung nachträglich korrigiert, geschieht das mit einem eigenen Beleg und nicht durch Überschreiben. Wer die ursprüngliche Version löscht, kann den Vorgang nicht mehr nachvollziehen, und bei einer Prüfung entsteht eine Lücke.

Häufige Fragen

• Reicht eine PDF-Datei? Ja, eine elektronische Rechnung ist zulässig.
• Muss ich bei jeder Bestellung eine Rechnung ausstellen? Ja, bei jeder Lieferung ist sie Pflicht.
• Wie lange aufbewahren? Die Aufbewahrungsfrist beträgt mehrere Jahre und ist steuerlich festgelegt.