Projektmanagement

Was Projektmanagement von Alltagsarbeit unterscheidet

Projektmanagement ist die Steuerung von Vorhaben mit einem klaren Anfang, einem Ende und einem definierten Ergebnis. Der Unterschied zur Alltagsarbeit liegt genau darin: Alltag wiederholt sich, ein Projekt nicht. Deshalb braucht ein Projekt drei Festlegungen, die der Alltag nicht braucht: was am Ende vorliegen soll, bis wann und mit welchem Aufwand.

Im Online-Handel sind typische Projekte der Aufbau eines neuen Shops, die Anbindung einer Warenwirtschaft, die Einführung eines PIM, ein Relaunch oder ein Marktplatzstart. Diese Vorhaben haben gemeinsam, dass sie mehrere Bereiche betreffen, länger als ein paar Wochen dauern und mehr kosten als eine normale Änderung.

Die drei Festlegungen

Umfang: Was gehört dazu und, wichtiger, was nicht. Ohne diese Grenze wächst ein Projekt, bis es scheitert. Sinnvoll ist eine Liste der Dinge, die ausdrücklich nicht in diesem Durchgang enthalten sind.

Zeit: Ein Endtermin, der nicht verschoben wird, oder ein bewusster Umgang mit Verschiebungen. Ein Termin, der stillschweigend wandert, ist kein Termin.

Aufwand: Geld und Arbeitszeit, mit einer benannten Reserve. Projekte ohne Reserve scheitern an der ersten Unbekannten, und Unbekannte gibt es in jedem Projekt.

Von diesen drei Größen lassen sich nur zwei gleichzeitig fixieren. Wer Umfang und Zeit festhält, muss den Aufwand offen lassen. Wer alle drei festhält, hält nichts.

Die Rollen, die es braucht

• Auftraggeber: entscheidet über Umfang und Priorität und muss erreichbar sein. Ein Projekt ohne Entscheider wartet.
• Projektleitung: hält Übersicht, plant, berichtet. Eine Person, nicht ein Gremium.
• Umsetzung: die Personen, die arbeiten. Bei externen Dienstleistern mit klaren Ansprechpartnern.
• Fachseite: die Person, die nachher damit arbeitet und Anforderungen kennt. Fehlt sie, entsteht ein Ergebnis, das technisch funktioniert und praktisch nicht benutzt wird.

Wo Projekte scheitern

Der häufigste Grund ist ein Umfang, der nachträglich wächst. Während der Arbeit entstehen gute Ideen, und jede einzelne klingt klein. In Summe verschieben sie den Termin und sprengen den Aufwand. Hilfe bietet eine einfache Regel: Alles, was nicht im Umfang steht, wird gesammelt und nach dem Projekt bewertet.

Der zweite Grund ist die fehlende Entscheidung. Wenn drei Personen zustimmen müssen und keine entscheiden darf, bleibt ein offener Punkt offen. Der dritte Grund ist die fehlende Abnahme. Ohne eine definierte Prüfung, wann das Ergebnis fertig ist, zieht sich der Abschluss, weil immer noch etwas gefunden wird. Der vierte Grund ist der fehlende Betrieb: Ein Ergebnis, für das niemand zuständig ist, verfällt nach der Übergabe.

Was am Ende vorliegen muss

Drei Dinge unterscheiden ein abgeschlossenes von einem endenden Projekt. Erstens die Dokumentation, also die Beschreibung dessen, was gebaut wurde und wie es gewartet wird. Zweitens die Übergabe an den Betrieb mit einer benannten Person und einer Einweisung. Drittens die Nachbetrachtung: Was wurde erreicht, was hat länger gedauert, was würde man anders machen. Der dritte Punkt wird am häufigsten ausgelassen und ist der einzige, aus dem das nächste Projekt lernt.

Häufige Fragen

• Brauche ich eine Methode? Bei überschaubaren Vorhaben reicht ein Terminplan mit Zuständigkeiten.
• Wie oft berichten? In festem Rhythmus, kurz, mit offenen Punkten und Entscheidungen.
• Was, wenn der Termin nicht zu halten ist? Früh ansprechen, Umfang reduzieren statt Termin schieben.