Kanban

Was Kanban ist

Kanban ist eine Methode zur Steuerung laufender Arbeit. Kern ist ein sichtbares Board, auf dem jede Aufgabe als Karte liegt und durch Spalten wandert, etwa von geplant über in Arbeit nach fertig. Der zweite Kern ist die Begrenzung: Für jede Spalte wird festgelegt, wie viele Karten gleichzeitig darin liegen dürfen.

Der Unterschied zu Scrum liegt im Rhythmus. Kanban kennt keine festen Abschnitte. Arbeit wird fortlaufend gezogen, sobald in der nächsten Spalte Platz ist. Deshalb passt es zu Aufgaben, die ständig anfallen, statt zu Vorhaben mit einem Ende.

Warum die Begrenzung der eigentliche Hebel ist

Ohne Begrenzung arbeitet jede Person an mehreren Dingen gleichzeitig, weil überall etwas offen ist. Die Folge ist nicht mehr Tempo, sondern weniger: Jede Aufgabe liegt länger halbfertig herum, wird zwischendurch vergessen und muss später neu eingelesen werden. Die Durchlaufzeit steigt, obwohl alle beschäftigt sind.

Mit einer Begrenzung entsteht ein anderer Effekt. Ist eine Spalte voll, hilft die Person, an deren Aufgabe es hängt, statt eine neue zu beginnen. Engpässe werden sichtbar, weil sie sich als Stau zeigen und nicht als Beschäftigung. Das ist der eigentliche Nutzen: Das Board macht den Flaschenhals sichtbar, statt ihn zu verdecken.

Wie das Board aufgebaut wird

• Wenige Spalten: Drei bis fünf genügen. Zu viele Spalten zersplittern den Fluss und erschweren die Begrenzung.
• Eine Spalte für Warten: Aufgaben, die auf eine Rückmeldung warten, gehören sichtbar getrennt. Sonst erscheinen sie als Arbeit.
• Karten mit einer Größe: Eine Karte, eine Aufgabe. Große Vorhaben werden geteilt, sonst liegen sie wochenlang in einer Spalte.
• Sichtbar für alle: Ein Board, das nur eine Person sieht, verliert den Zweck.

Wie sich der Fluss messen lässt

Zwei Werte zeigen, ob die Methode wirkt. Die Durchlaufzeit ist die Zeit von der Aufnahme bis zum Abschluss einer Aufgabe. Die Anzahl gleichzeitig offener Vorgänge zeigt, wie stark parallel gearbeitet wird. Sinkt die Zahl, sinkt meist auch die Durchlaufzeit, ohne dass jemand schneller arbeitet.

Ein dritter Wert ist der Anteil der Aufgaben, die auf eine Rückmeldung warten. Ist er hoch, liegt das Problem nicht in der Bearbeitung, sondern beim Gegenüber. Ohne diese Aufteilung erscheint ein Wartezeitproblem wie ein Leistungsproblem.

Wo Kanban im Online-Handel passt

Drei Bereiche passen besonders gut. Der Kundenservice, weil dort ständig neue Anfragen eintreffen und die Bearbeitungszeit das Erlebnis bestimmt. Die Pflege von Produktdaten, weil die Arbeit nie abgeschlossen ist und Fortschritt sonst unsichtbar bleibt. Und die laufende technische Weiterentwicklung eines Shops, die aus vielen kleinen Änderungen besteht.

Für ein Projekt mit festem Ende und Abhängigkeiten ist ein Plan mit Terminen besser. Die Stärke von Kanban ist der gleichmäßige Fluss, nicht der Abschluss in einem Zeitfenster.

Häufige Fragen

• Braucht man Software dafür? Nein. Ein Whiteboard oder eine Wand mit Karten erfüllt den Zweck vollständig.
• Wie viele Karten pro Spalte? So viele, wie Personen mitarbeiten, mal eineinhalb. Von dort aus anpassen.
• Was mache ich mit dringenden Fällen? Eine Spalte für Eilfälle mit eigener, kleiner Begrenzung. Ohne Begrenzung wird alles dringend.