ERP

Was ein ERP ist

ERP steht für Enterprise Resource Planning und meint das System, in dem ein Unternehmen seine kaufmännischen Vorgänge führt: Bestellungen, Lagerbestände, Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltung und oft auch Beschaffung und Personal. Es ist damit die Mitte des Betriebs, während der Shop die Außenseite ist.

Für einen Online-Händler bedeutet das eine klare Aufgabenteilung. Der Shop verkauft und nimmt Bestellungen an. Das ERP führt Bestand, erzeugt Rechnungen, verbucht Zahlungen und liefert die Zahlen für die Auswertung. Wer beides in einem System hat, spart eine Anbindung, gibt aber Gestaltungsspielraum beim Shop auf.

Wie es sich von Shop und PIM abgrenzt

Drei Systeme teilen sich die Daten, und die Abgrenzung entscheidet über den Aufwand. Der Shop hält alles, was der Kunde sieht: Texte, Bilder, Preise für die Anzeige. Das PIM hält die Produktbeschreibung, aus der diese Angaben entstehen. Das ERP hält Bestand, Einkaufspreise und die Buchführung. Die entscheidende Frage ist, welche Angabe wo die Quelle der Wahrheit ist, und diese Frage sollte vor der Anbindung beantwortet sein, nicht danach.

Was bei der Anbindung schiefgeht

• Zwei Bestände: Wird der Lagerbestand in beiden Systemen geführt, weichen die Werte innerhalb von Tagen ab. Es muss ein System geben, das führt, und eines, das folgt.
• Bestellungen ohne Rückmeldung: Kommt die Bestellung im ERP an, aber der Status geht nicht zurück in den Shop, weiß der Kunde nichts von seinem Paket.
• Preisrundung: Wird der Preis im ERP als Netto geführt und im Shop als Brutto, entstehen Centdifferenzen, die sich in der Buchhaltung wiederfinden.
• Fehlende Wiederholung: Bricht die Verbindung, müssen Bestellungen nachgeliefert werden. Ohne Warteraum gehen sie verloren oder werden doppelt gebucht.
• Stammdaten von Hand: Wer neue Artikel in beiden Systemen anlegt, produziert Fehler bei jedem zweiten.

Woran die Auswahl scheitert

Der erste Fehler ist die Auswahl nach Funktionen statt nach Prozess. Ein System mit hundert Modulen hilft nicht, wenn die eigene Bestellabwicklung nicht sauber abgebildet wird. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: erst den Ablauf aufschreiben, dann prüfen, welches System ihn trägt.

Der zweite Fehler ist die Unterschätzung der Migration. Altdaten zu übernehmen ist der aufwendigste Teil jedes Wechsels, und unvollständige Altdaten werden in das neue System mitgenommen statt bereinigt. Der dritte Fehler ist die fehlende Anbindung an das gewählte Shopsystem. Ein ERP, das keine gepflegte Schnittstelle zum Shop hat, kostet dauerhaft Handarbeit.

Häufige Fragen

• Brauche ich ein ERP ab dem ersten Verkauf? Nein. Bis zu einer gewissen Menge reicht eine Tabellenkalkulation mit klaren Regeln.
• Kann ein Shopsystem das ERP ersetzen? Für kleine Mengen ja, für Buchhaltung und Lager meist nicht.
• Was ist der häufigste Grund für einen Wechsel? Zu viel Handarbeit bei Wachstum, nicht fehlende Funktionen.